Borttagning av avslutade aktiviteter
Här hittar du inställningar som påverkar alla aktiviteter i verktyget. Inställningarna är uppdelade i de fyra flikarna Allmänt, Prioriteter, Status och Hjälptexter.
Datum
Datuminställningarna för krav på start- och slutdatum kan man lägga till tvingande fält, vilket innebär att användaren inte kan skapa eller spara om en aktivitet utan att sätta dessa datum först.
Avstämningsdatum
I Rapporteringstabellsfiltren kan du välja om aktiviteterna som visas i era Rapporteringstabellsgadgets ska visas även baserat på deras avstämningsdatum.
Aktivera avstämningsdatum för aktiviteter
Aktiverar möjligheten att lägga till flera avstämningsdatum i Ändrafönstret.
Visa avstämningsdatum vid uppföljning för klarmarkering
Klickar du på Stäm av från en Rapporteringstabellsgadget på en Dashboard öppnas aktivitetens Ändrafönster.
Om detta alternativ är aktiverat ges användarna möjlighet att klarmarkera avstämningsdatumet. Aktiviteten kan visas som försenad. Är alternativet avaktiverat visas avstämningsdatumet i rapporteringstabellsgadgeten fram tills avstämningsdatumet passerat.
OBS! Kommentarer som skrivs och klarmarkeras i aktiviteten sparas i aktuell uppföljningsperiod och har ingen koppling till det specifika avstämningsdatumet.
Visa avstämningsdatum för aktiviteter grafiskt i Ganttschemat
Aktiverar du detta alternativ visas avstämningsdatumen för varje aktivitet i era ev. Ganttscheman. Se exempelbild nedan.
Aktivitetsintervall
Aktivera aktivitetsintervall
Slår man på inställningen aktivera aktivitetsintervall ges möjlighet att dela upp en aktivitet i flera intervaller i aktivitetens Ändrafönster. Det går att lägga till intervaller både före och efter dess tidigare intervaller men två intervaller kan ej överlappa varandra. Exempelvis om du vill att aktiviteten utförs Kvartal 1 och Kvartal 3 under året använder du denna funktion för att aktiviteten skall vara pågående under dom önskade kvartalen och pausad under kvartal 2.
Genomförande
Visa genomförandepanel
En genomförandepanel visas i ändra- och rapporterafönstret. Efter att genomförandepanelen är aktiverad kan du välja bland fyra olika innehåll: Genomförande,
Timmar,
Budget och
Dubbla textfält för timmar och budget. Aktiverar du både Timmar, Budget och Dubbla textfält för timmar och budget visas både timmar och budget uppdelade i Budgeterat och Utfall.
Ändrafönstret
Prioritet
Visa prioritet
Prioritet används för att visa hur viktig en aktivitet är i förhållande till andra. Du kan ex. välja att Filtrera en vy så att den bara visar aktiviteter med hög prioritet. Om alternativet är aktiverat visas en prioritetsväljare i aktiviteternas Ändrafönster. (se bild)
OBS! Prioritetsfiltrering går ej kombinera med nyckelordsfiltrering.
Resterande inställningar för prioriteter gör du på Fliken: Prioriteter som blir synlig först efter att du valt detta alternativ och sparat.
Övrigt
Obligatoriskt att skriva kommentar vid avslutad aktivitet
Alternativet tvingar användaren att skriva en kommentar i samband med att hon/han ändrar en aktivitets status till "Avslutad".
Flik: Status
Status används för att visa hur arbetet med en aktivitet framskrider. Du kan ex. välja att visa statusen i vyer och ev. filtrera en vy eller en rapportdel så att de bara visar ex. aktiviteter med en vald status. Se Filterinställningar: Aktivitetsfilter och steg 3 i artikeln Lägg till en vy.
En vanlig enkel statusuppsättning i verktyget kan se ut så som i bildexemplet nedan. Vi har en statusgrupp vid namn Standard som används i alla styrmodeller. I statusgruppen har vi 3 olika alternativ som användaren kan välja mellan för noder av typen aktivitet. I detta fall har vi Pågående (som indikerar att någon jobbar med aktiviteten och den är inte klar), Vänteläge (som innebär att ingen jobbar med aktiviteten) och Avslutad (som innebär att aktiviteten är klar).
Statusgrupper
En statusgrupp innehåller de statusar som är valbara i en eller flera styrmodellskolumner av typen aktivitet. Vill du ha specifika val i en viss styrmodell eller styrmodellskolumn skapar du en ny grupp med de statusval som du vill ha samt ger den ett namn och väljer var den skall användas. Den statusgrupp som är markerad med en blå flagga är standard och används av alla styrmodeskolumner av typen aktivitet som inte har en egen statusgrupp.
Statusalternativ
Här definierar du vilka möjliga statusar som du vill ha. Varje status har ett namn, en ikon och en betydelse. Namnet är vanlig fritext. För ikonen kan man välja en form samt en färg. Betydelsen är en av:
- Övrigt - Standardvalet
- Vänteläge - Gör att aktiviteten inte dyker upp i rapporteringstabellsfilter på startsidan, samt att E-post ej skickas.
- Avslutad - Indikerar att aktiviteten är klar och att inga fler påminnelser skall skickas.
- Automatisk status - Se förklaring längre ner.
Ett nytt statusalternativ läggs till genom att skriva ett nytt namn och välja inställningar enligt ovan. Klicka slutligen på Spara längt ner på sidan.
Ersätt statusalternativ: Används för att konvertera alla statusar av en viss sort till en annan, bra att använda om man vill ta bort ett alternativ.
Automatisk Status
Statusen Pågående är en automatisk status vilket innebär att den har 3 olika lägen som beror på hur dagens datum förhåller sig till start- och slutdatumet för aktiviteten. Man ställer in detta genom att välja en status från Statusalternativ per tillstånd. I exemplet nedan har vi valt Ej påbörjad före startdatum, Pågående mellan start- och slutdatum samt Försenad efter slutdatum. Egenskapen Status kommer i vyer och rapporter att visa en av dessa 3 statusar för aktiviteter som är inställda på Pågående.
För ytterligare beskrivning av de olika betydelserna, se Administrera en Status.
Standardfilter
Om filteringställningarna för en vy eller en rapportdel saknar filterinställning för aktivitetsstatus (se Filterinställningar) väljer du här hur vyn eller rapportdelen ska standardfiltreras.
Alla
Visar alla aktiviteter oavsett status.
Ej avslutade
Visar ej avslutade aktiviteter.
Avslutade
Visar avslutade aktiviteter.
Alla från versionen
Visar alla aktiviteter som skapats och avslutats i versionen.
I aktuell version: Alla aktiviteter i aktuell version visas - oavsett om de är avslutade eller ej och om de är skapade tidigare än aktuellt år. Ger samma resultat som Alla.
I planeringsversionen: Aktiviteter filtreras bort om de inte är losskopplade och har avslutats i aktuell version.
OBS! Losskopplade aktiviteter (som i.o.m. losskopplingen skapas i planeringsversionen) visas även om de avslutats före eller efter losskopplingen.
Konsolidera status
Konsolidera status ska vara standardval för nya aktiviteter
Om statusen är konsoliderad kan den bara sättas på de enheter som är längst ner i rapporteringskedjan. Ovanliggande enheter får en framräknad status beroende på hur underliggande enheter rapporterat. Se utförligare beskrivning i Flik: Enheter.
Administrera en status
Statusalternativ är de olika statusar som du vill kunna välja mellan när du skapar en statusgrupp. Det går att lägga till egna statusalternativ genom att klicka längst ned under listan med befintliga statusar. I textrutan skriver du in den nya statusens namn, väljer en ikon och en färg samt en betydelse.
Ersätt Statusalternativ
Du kan ersätta ett Statusalternativ genom att klicka på den blå texten "Ersätt Statusalternativ". Detta är användbart då ett statusalternativ inte kan tas bort p.g.a. att det används i systemet. I dessa fall kan man ersätta statusalternativet med ett annat och därefter ta bort det.
Ändra
För att ändra ett statusalternativ klicka ikonen på ikonen för Statusalternativet. Välj sen önskad ikon och färg för statusalternativet.
Betydelsen är en av Övrigt (standardvalet), Vänteläge (Gör att aktiviteten inte dyker upp i rapporteringstabellsfilter på startsidan, samt att E-post ej skickas), Avslutad (Indikerar att aktiviteten är klar och att inga fler påminnelser skall skickas) eller "Automatisk status" (se förklaring längre ner).
Ta Bort
Du tar bort ett statusalternativ genom att klicka på Soptunnan i slutet av raden. OBS! Om statusalternativet används ute i organisationen måste du istället använda funktionen "Ersätt Statusalternativ".
Olika uppsättning av aktivitetsstatus för olika planer
Man kan anpassa sina statusalternativ för olika planer/styrmodeller. Detta innebär att man kan ha en uppsättning av statusalternativ i sin verksamhetsplan t.ex. "Ej påbörjad", "Pågående", "Vänteläge" och "Avslutad" och en uppsättning i sin miljöplan t.ex. "Ej klar" och "Klar". Även om man använder sig av olika statusalternativ på aktiviteterna går det fortfarande att dela aktiviteterna mellan planerna.
Förklaring av olika betydelser
Statusalternativ som förändras automatiskt:
Automatisk - Statusen växlar mellan tre valda statusar beroende på dagens datums förhållande till aktivitetens start- och slutdatum. En status före aktiviteten startat, en när den pågår och en när slutdatumet passerat.
Bekräfta genom att klicka på knappen Spara.
Visa status i vy eller rapportdel
Vill du visa ikonen för statusen i en vy/rapportdel väljer du Nodegenskapen Färg. Vill du istället visa namnet på statusen tar du nodegenskapen Status.
Flik: Prioriteter
OBS! Denna flik visas enbart om Visa prioritet är ikryssad under Flik: Allmänt.
Prioritet i Stratsys används för att kunna visa hur viktig en aktivitet är i förhållande till andra. Du kan ex. välja att Filtrera en vy så att den bara visar aktiviteter med hög prioritet. Prioritetsfiltrering går ej kombinera med nyckelordsfiltrering.
Prioritet
Här ser du en lista över de aktivitetsprioriteter som används i systemet just nu. I exemplet ovan kan användarna välja mellan Låg, Medel och Hög prioritet. Vid respektive prioritet står ett prioritetsvärde som styr i vilken ordning prioriteterna kommer visas i listan här och i prioritetsväljaren i Ändrafönstret.
Lägg till en ny prioritet
Klicka i Namnfältet längst ner i prioritetslistan och ge den nya prioriteten ett namn och ett Prioritetsvärde. Avsluta med att Spara.
Ändra en prioritet
För att ändra en prioritet klickar du på namnet eller prioritetsvärdet och gör din önskade ändring. Kom ihåg att Spara din ändring när du är färdig.
Ta bort en prioritet
Peka på prioriteten och klicka på Soptunnan till höger.
OBS! Det är inte möjligt att ta bort en prioritet som används i någon aktivitet. Ta kontakt med er konsult om ni vill att vi ska hjälpa till med detta. Se Kontakter genom att klicka på det gröna frågetecknet längst upp till höger i Stratsys.
Massuppdatering prioritet
Här kan du uppdatera alla lika prioriteter på en och samma gång och på så sätt tjäna mycket tid jämfört med att göra ändringar för alla aktiviteter var för sig. Ange vilken prioritet du vill ändra (Prioritet före) och vilken prioritet som du vill ändra till (Prioritet efter). Klicka på knappen Uppdatera för att bekräfta ändringarna.
Flik: Hjälptexter
När användarna pekar på någon av fälten Prioritet, Status, Avstämningsdatum, Genomförande eller Aktivitetsintervall i Ändrafönstret visas ett blått frågetecken till höger om fältet. Hjälptexterna du skriver här visas om de klickar på Frågetecknet. Samma hjälptext gäller för alla enheter. Hjälptexten för status visas även i Rapporterafönstret.
Vill du ändra en hjälptext till en beskrivning hittar du dem under Beskrivningsfält. Vill du ändra en hjälptext till namnfältet ändrar du Definition för styrmodellskolumnen. Se Allmänt.
Flik: Borttagning av avslutade aktiviteter
Efter att ni gjort planeringsversionen aktuell går det att ta bort aktiviteter från det föregående året. Ni kan ta bort aktiviteter baserat på 3 olika parametrar eller en kombination av dom.
Statusfilter - Här markerar du om du vill ta bort en aktivitet baserat på vilken Status den har, du ser då efter inom parentes vilka Styrmodeller som aktiviteter med vald status återfinns.
Slutdatum - Här anger du ett slutdatum för aktiviteten, t.ex. 2017-01-01 kommer att ta bort alla avslutade aktiviteter i år 2016.
Styrmodell - Här anger du Styrmodell och Styrmodellskolumn(er) vilket i sin tur tar bort alla aktiviteter i valda kolumner.
OBS! Om ni råkat ta bort aktiviteter från en styrmodell där de skulle ligga kvar går det att återställa alla aktiviteter från den styrmodellen på en och samma gång. Se Händelsehistorik.